Back to Cases

AI / Tech Platform

From market interest to predictable sales machine

How it started

INCGPT, an AI/tech-driven organization, was looking for a way to convert their growing market interest into a predictable sales machine. They came to Sales Surge with a clear question: 'We're getting attention and demo requests, but our funnel and tooling aren't set up to make this scalable. Can you help build a real revenue engine?'

The Challenge

Scattered lead sources

Leads came in through different channels (website, content, network, LinkedIn), but without a clear process

No lead qualification

No clear distinction between marketing-qualified and sales-qualified leads; everyone was in one list

Disconnected outbound

Gut-feel forecasting

Forecasting was mostly 'feeling' rather than data-driven; difficult to manage pipeline and targets

In short: strong product, lots of market interest, but a RevOps foundation that was missing.

What we built

We constructed a complete RevOps foundation: from lead capture to qualified pipeline, with automation at the core.

CRM Foundation

Clear lifecycle and deal stages (lead → MQL → SQL → demo → proposal → customer)

All channels connected (forms, email, outbound tools) creating one source of truth

Multi-channel Outbound

Setup of segmented Instantly/Cold email campaigns combined with LinkedIn sequences

ICPs and personas sharpened; messaging aligned with RevOps, automation and AI pains

Automation & Scoring

Automatic follow-up flows based on behavior (opens, clicks, replies)

Lead scoring so sales can focus on the warmest leads

Reporting & Feedback Loop

Dashboards for reply rate, booking ratio, progress per phase and channel ROI

Everything is set up with the Sales Surge principle: as many reusable blocks (snippets, sequences, dashboards) as possible so scaling becomes easy.

The Results

More relevant conversations

Through better segmentation and automation, conversations shifted from 'random interest' to qualified RevOps/AI cases

Less noise, more focus

Sales worked from one pipeline, knew exactly which leads had priority, and had standard flows for follow-up

Steering information

Management got hard numbers for the first time on 'which channel works', 'what does an appointment cost' and 'where does our funnel stall'

Sales Surge significantly increased our commercial power with smart funnels and a tight approach.

What we do now

Ongoing optimization of campaigns: testing new ICPs, messaging and channels

Further automating the manual 20%, for example expanding templates, incorporating even more signals from tools into scoring

Strategic RevOps sparring: periodically reviewing KPIs and funnel and determining where the next 'surge' should come

Want similar results?

Schedule a call

The Complete Pipedrive RevOps Stack

Connect CRM, outbound, calling, and proposals into a single source of truth.

From Busywork to Revenue

Eliminate 12+ hours of admin work per week with smart automation.

Pipedrive CRM Mastery

Everything you need to implement, optimize, and scale Pipedrive.

Knowledge Hub

Terug naar Cases

Van losse marktinteresse naar een pijplijn die je kunt voorspellen

Hoe het begon

INCGPT bouwt aan een AI-platform en had aandacht genoeg. Wat ze niet hadden was een plek waar die aandacht landde. Ze kwamen bij Sales Surge met één vraag: 'Wij krijgen demo-aanvragen binnen, maar onze funnel en onze tooling zijn er niet op ingericht. Kunnen jullie daar iets van maken dat blijft staan als het volume verdubbelt?' Dat is precies het moment waarop bedrijven hun leadopvolging automatiseren, want tot dan lukt het nog met de hand.

De Uitdaging

Verspreide leadbronnen

Leads kwamen binnen via de website, via content, via het netwerk en via LinkedIn. Vier ingangen, geen proces erachter

Geen leadkwalificatie

Marketing-qualified en sales-qualified stonden door elkaar. Iedereen zat in dezelfde lijst en kreeg dus dezelfde opvolging

Losgekoppelde outbound

Forecasting op gevoel

De forecast kwam uit onderbuik en niet uit data. Sturen op pijplijn en target werd daarmee een discussie in plaats van een rekensom

Kortom: een sterk product en genoeg interesse, maar het RevOps-fundament eronder was er nog niet.

Wat we hebben gebouwd

We hebben het fundament opnieuw neergezet. Van het moment dat een lead binnenkomt tot een gekwalificeerde deal in de pijplijn, met automation ertussen in plaats van eromheen.

Lifecycle en dealstadia uitgetekend en ingericht (lead → MQL → SQL → demo → voorstel → klant)

Formulieren, e-mail en de outbound-tools gekoppeld, zodat er één plek is waar het antwoord staat

Multi-channel outbound

Gesegmenteerde campagnes in Instantly naast LinkedIn-sequences, per segment een eigen aanhef

ICP's en persona's aangescherpt en de boodschap teruggebracht tot waar RevOps, automation en AI echt pijn doen

Automation & scoring

Opvolgflows die reageren op gedrag: openen, klikken, antwoorden

Lead scoring, zodat sales de dag begint bij de warmste leads en niet bovenaan de lijst

Reporting & feedbackloop

Dashboards voor reply rate, boekingsratio, doorlooptijd per fase en wat een kanaal per afspraak kost

We bouwen in blokken die je opnieuw kunt gebruiken: snippets, sequences, dashboards. Dus de vijfde campagne kost minder werk dan de eerste. Wat het niet doet is zichzelf bedenken. Iemand bij INCGPT moet blijven bepalen wie ze willen spreken.

De Resultaten

Meer relevante gesprekken

Door de segmentatie en de opvolgflows schoven de gesprekken op van losse interesse naar concrete RevOps- en AI-vraagstukken

Minder ruis, meer focus

Sales werkt vanuit één pijplijn, ziet welke leads voorgaan en heeft voor de opvolging een vaste flow in plaats van een eigen gewoonte

Voor het eerst harde cijfers op tafel: welk kanaal werkt, wat kost een afspraak, en waar in de funnel het blijft hangen

Sales Surge heeft met slimme funnels en een strakke aanpak onze commerciële slagkracht aanzienlijk vergroot.

Wat we nu doen

Campagnes blijven aanscherpen: nieuwe ICP's, nieuwe teksten, nieuwe kanalen, en de oude eruit als ze niets doen

De laatste 20 procent handwerk verder wegwerken. Meer templates, en meer signalen uit de tools mee laten wegen in de scoring

Elk kwartaal even samen door de KPI's en de funnel, en dan bepalen waar de volgende stap zit

Ook zulke resultaten?

Plan een gesprek

De Complete Pipedrive RevOps Stack

Verbind CRM, outbound, bellen en offertes tot één plek waar het antwoord staat.

Van Busywork naar Revenue

Waar de 12 uur administratie per week zit en wat je ervan kunt automatiseren.

Pipedrive CRM Meesterschap

Wat je nodig hebt om Pipedrive in te richten en daarna scherp te houden.

INCGPT Case Study | Sales Surge

How INCGPT achieved AI-first lead generation and conversion optimization with Sales Surge

Sharper commercial funnels and outbound engine

Bert Blevins

absolute inset-0 opacity-5

linear-gradient(rgba(255,255,255,0.1) 1px, transparent 1px), linear-gradient(90deg, rgba(255,255,255,0.1) 1px, transparent 1px)

60px 60px

w-full h-full object-contain

text-5xl md:text-6xl lg:text-7xl font-heading font-bold text-white

text-2xl md:text-3xl lg:text-4xl text-white/80 font-heading max-w-4xl leading-tight

group relative

absolute -inset-0.5 bg-gradient-to-r from-black via-purple-500 to-black rounded-2xl opacity-0 group-hover:opacity-30 blur transition-opacity duration-500

w-5 h-5 text-teal-ink flex-shrink-0 mt-0.5

{t.solution.philosophy}

{t.roi.quote}